La majorité des ambassades et des consulats à travers le monde exigent que les demandeurs fournissent un justificatif d’hébergement parmi les documents de leur dossier, notamment lorsqu’ils souhaitent se rendre dans l’un des pays européens.

Cette obligation s’explique par le fait que les services d’immigration de chaque État veulent connaître le lieu où vous résiderez pendant toute la durée de votre voyage. Il ne suffit donc pas de déclarer que vous dormirez dans un hôtel, chez des proches ou chez des amis. Vous devez apporter une preuve concrète du lieu dans lequel vous comptez séjourner. Toutefois, cette exigence peut sembler complexe et décourageante pour de nombreuses personnes, notamment parce que les règles et les justificatifs demandés varient d’un pays à l’autre.

 

Que peut-on présenter comme preuve d’hébergement ?

 

L’ambassade ou le consulat chargé de traiter votre demande de visa pour le pays de destination peut exiger un justificatif d’hébergement, un certificat d’hébergement, une lettre d’hébergement ou encore une confirmation de réservation hôtelière.

Même si ces différentes appellations peuvent paraître compliquées, elles poursuivent toutes le même objectif : démontrer que vous disposez d’un lieu où dormir durant votre séjour dans le pays de destination.

Cette preuve, cette attestation ou cette lettre peut prendre l’une des formes suivantes :

• Une réservation d’hôtel ;

• Une invitation rédigée par l’hôte, lorsque vous comptez séjourner chez des amis, des membres de votre famille ou des parents ;

• Une confirmation délivrée par un voyagiste proposant un circuit organisé ou des vacances en groupe ;

• Un contrat de location ou un autre contrat d’hébergement.

Même si la plupart des pays, particulièrement ceux du vieux continent européen, exigent une preuve d’hébergement, de nombreux autres États demandent uniquement une justification des moyens de subsistance. Vous devrez alors présenter un document, tel qu’un relevé bancaire, démontrant que vous disposez d’une somme suffisante pour couvrir vos dépenses pendant le voyage, y compris le coût d’un hôtel, d’une auberge ou d’une maison d’hôtes.

 

Réservation d’hôtel

 

Lorsque vous prévoyez de loger dans un hôtel situé dans votre pays de destination, vous devez fournir une preuve de réservation. Celle-ci prend généralement la forme d’une « lettre de confirmation d’hôtel », également appelée itinéraire hôtelier dans le cadre d’une demande de visa. Après la réservation d’une chambre ou d’une suite, l’établissement vous transmet normalement une lettre confirmant cette réservation.

Cette lettre doit mentionner les éléments suivants :

• Votre nom complet ;

• Vos dates d’arrivée et de départ ;

• L’adresse de l’hôtel ;

• Les coordonnées de l’établissement, notamment son numéro de téléphone et son adresse électronique ;

• Un code de réservation d’hôtel valide.

Chaque ambassade ou consulat recommande aux demandeurs de choisir un hôtel qui rembourse intégralement les frais en cas de refus du visa ou de retard dans son traitement. Si vous ne trouvez pas un établissement proposant cette possibilité, essayez de sélectionner la réservation hôtelière la moins coûteuse. En effet, si vous réservez une chambre dans un hôtel qui n’accorde aucun remboursement lorsque la demande de visa est rejetée ou retardée, vous risquez de perdre votre argent.

Il est également possible de produire une réservation d’hôtel factice comme preuve d’hébergement. Même si cette solution est parfois présentée comme une fausse réservation, elle ne constitue pas nécessairement une réservation frauduleuse. Il s’agit simplement d’une réservation effectuée sans paiement du montant total avant l’approbation de la demande de visa.

 

Faut-il obtenir un itinéraire hôtelier sans régler la totalité du prix ?

 

De nombreux hôtels prélèvent des frais de réservation non remboursables. Cette situation peut être problématique, car vous n’avez jamais la certitude que votre visa sera accordé et vous ne pourrez pas récupérer votre argent en cas de refus.

Il existe toutefois des entreprises spécialisées capables de vous accompagner dans votre demande de visa en vous fournissant une confirmation de réservation d’hôtel factice moyennant une somme modique. Ce service est entièrement sécurisé et représente la solution la plus économique pour gérer les réservations hôtelières avant l’obtention du visa.

 

Invitation de l’hôte

 

Lorsqu’ils voyagent à l’étranger, de nombreux voyageurs choisissent de dormir chez des amis ou des membres de leur famille afin de réduire leurs dépenses. Cette solution ne pose aucun problème à l’ambassade ou au consulat, mais il reste nécessaire de prouver que la personne concernée accepte réellement de vous héberger.

Votre hôte doit rédiger une lettre d’invitation dans laquelle il confirme que vous séjournerez à son domicile. Cette lettre doit comporter les informations suivantes :

• Les dates prévues de votre séjour ;

• L’adresse du logement ;

• Le nom et le prénom de l’hôte ;

• Les coordonnées de l’hébergeur, notamment son adresse électronique et son numéro de téléphone ;

• La signature de l’hôte ;

• La superficie du logement ainsi que le nombre de personnes qui y vivent.

Même si tous les pays ne l’exigent pas, votre hôte devra probablement démontrer qu’il dispose d’un espace suffisant pour vous accueillir. Par exemple, si vous envisagez de séjourner chez un couple d’amis qui ne possède qu’un seul lit et aucun canapé, l’ambassade risque de ne pas accepter cette solution d’hébergement. En pratique, l’hôte doit généralement demander auprès du bureau local de sa ville de résidence un document appelé « certificat d’hébergement ». Celui-ci atteste qu’une chambre libre peut accueillir une personne supplémentaire. Si les autorités locales considèrent que l’espace disponible convient à une autre personne, elles délivreront le certificat. Dans le cas contraire, elles refuseront de l’établir.

 

Lettre d’invitation pour une demande de visa Schengen

 

En Europe, même si les États membres de l’espace Schengen appliquent une politique commune concernant la délivrance des visas, chaque pays conserve ses propres règles en matière de lettre d’invitation rédigée par un hôte. Par exemple :

• En France, l’hébergeur doit fournir l’original de la « Déclaration d’Accueil », qui constitue un document de garantie. La même règle s’applique lorsque l’hôte réside au Luxembourg.

• En Autriche, l’hôte doit demander une « Elektronische Verpflichtungserklärung » auprès de sa commune autrichienne. Il doit ensuite transmettre ce document aux autorités autrichiennes au plus tôt 30 jours avant la date du rendez-vous de visa du demandeur.

• En Belgique, l’original de l’« Engagement de Prize en Charge – Verbintenis tot Tenlasteneming 3 bis » doit être tamponné par la commune et comporter le cachet en relief du ministère des Affaires étrangères.

• Aux Pays-Bas, l’hôte doit présenter l’original du « Bewijs van Garantstelling », accompagné de trois fiches de salaire ou rapports ainsi que du contrat de travail de la personne qui invite. Lorsque l’hébergeur est travailleur indépendant, il doit aussi fournir l’inscription de l’entreprise au registre du commerce, la décision d’imposition appelée « down aanslaginkomstenbelastingen », un document fiscal officiel du « Belastingdienst » ainsi qu’une copie de son compte de profits et pertes.

 

Confirmation délivrée par un voyagiste ou dans le cadre d’un circuit organisé

 

Lorsque vous envisagez de participer à un circuit organisé par un voyagiste avec un groupe de personnes, vous devez présenter une lettre émise par cet organisateur. Ce document doit préciser les hôtels, auberges ou maisons d’hôtes dans lesquels le groupe sera logé durant l’ensemble du voyage.

Pour chaque lieu d’hébergement, la lettre doit indiquer les informations détaillées suivantes :

• Le nom de l’établissement ;

• Son adresse ;

• Son numéro de téléphone et son adresse électronique ;

• Les dates d’arrivée et de départ ;

• Le nom utilisé pour effectuer les réservations.

Le voyagiste doit exercer légalement son activité afin que les documents qu’il délivre soient considérés comme valables.

 

Contrat de location ou autre contrat

 

Si vous souhaitez louer un logement dans votre pays de destination, vous devez effectuer les démarches avant de déposer votre demande de visa. Vous pouvez rechercher un logement en ligne, signer le contrat à distance et présenter ce document le jour de votre entretien à l’ambassade ou au consulat avec les autres pièces demandées.

De manière générale, le contrat doit contenir les informations suivantes :

• Le nom et le prénom du propriétaire ;

• Ses coordonnées, notamment son adresse électronique, son numéro de téléphone et son adresse personnelle ;

• L’adresse du logement loué ;

• La durée pendant laquelle le demandeur a loué le logement, avec la date d’entrée et la date de sortie.

La maison, l’appartement ou la chambre doit être loué légalement, ce qui signifie que le logement doit être enregistré auprès des autorités compétentes du pays de destination du demandeur. Le contrat doit également porter la signature du propriétaire et celle du locataire.

 

Preuve d’hébergement pour les routards

 

Si vous devez obtenir des visas pour vous rendre dans les pays que vous souhaitez visiter, sachez que les procédures de visa sont rarement adaptées au mode de voyage des routards. Le consulat ou l’ambassade exigera un justificatif d’hébergement et n’acceptera pas des explications telles que : « Je louerai une voiture et j’y dormirai lorsque je serai fatigué ! » ou « Je dormirai dans ma tente ! »

Votre situation n’est cependant pas sans solution. Vous n’êtes pas obligé de modifier votre itinéraire, car vous pouvez réserver une chambre d’hôtel proposant une annulation gratuite ou très peu coûteuse, puis annuler la réservation une fois le visa obtenu. Il est néanmoins fortement recommandé de rester prudent avec cette pratique. Certains pays, comme la Belgique, peuvent vérifier à votre arrivée à la frontière si votre réservation d’hôtel est toujours valide en contactant directement l’établissement. Si vous avez déjà annulé votre hébergement, l’entrée sur le territoire pourra vous être refusée.

De nombreux sites Internet proposent de fausses réservations d’hôtel à très bas prix, mais il est déconseillé d’y avoir recours. Si les autorités compétentes découvrent que vous avez présenté un faux document, vous pourriez être interdit d’entrée dans le pays concerné. Cette situation pourrait également nuire à vos futures demandes de visa, en particulier si vous avez fait l’objet d’une interdiction dans un État membre de l’espace Schengen.

 

Hébergement pris en charge par un sponsor

 

Si vous devez participer à une activité professionnelle, telle qu’une formation, un séminaire ou une recherche, et que les dépenses sont couvertes par l’organisateur, vous devez malgré tout fournir un justificatif d’hébergement.

Dans cette situation, il doit s’agir d’une lettre signée ou tamponnée par les organisateurs. En plus des informations principales, comme l’adresse du lieu d’hébergement, l’adresse électronique et le numéro de téléphone, ce document doit préciser l’identité de la personne ou de l’organisme qui prendra en charge les frais de logement.

 

Preuve d’hébergement et moyens de subsistance

 

La preuve des moyens de subsistance est généralement un document, comme un relevé bancaire, qui démontre que vous disposez des ressources financières nécessaires pour effectuer le voyage et subvenir à vos besoins pendant votre séjour dans le pays de destination. Chaque pays fixe un montant que le voyageur doit posséder pour chaque journée prévue sur son territoire.

Il existe une relation étroite entre la preuve d’hébergement et les moyens de subsistance. Une personne qui séjourne dans un hôtel doit disposer de davantage d’argent qu’un voyageur hébergé chez des amis ou des membres de sa famille. Par exemple :

• En Belgique, le voyageur doit disposer de 95 EUR par jour lorsqu’il séjourne dans un hôtel et de 45 EUR par jour lorsqu’il prévoit un mode d’hébergement moins coûteux, afin de pouvoir obtenir le visa.

• En France, le voyageur doit posséder 120 EUR par jour s’il ne présente aucune preuve d’hébergement prépayé. Lorsqu’il dispose d’une réservation d’hôtel déjà réglée, il doit justifier de 65 EUR par jour. Si le demandeur prévoit une forme d’hébergement moins chère, le montant est réduit à 32,25 EUR par jour.

• Pour obtenir un visa pour le Danemark, le voyageur doit disposer de 67,24 EUR par jour lorsqu’il séjourne dans un hôtel. S’il loge dans une auberge de jeunesse ou dans un établissement similaire moins coûteux, le montant exigé est de 47,07 EUR par jour. En revanche, lorsque l’hébergement est pris en charge par une autre personne, notamment si le voyageur séjourne chez des amis ou des membres de sa famille, le montant des ressources financières exigées diminue davantage.